Fhone Brille

Weshalb dieser Beitrag?

Betriebe mit mehreren Nutzern oder auch Privatpersonen (z.B. eine Familie) mit mehreren, kombinierten oder miteinander verbundenen Nutzern haben unterschiedliche Anforderungen an eine Problemlösung für die Gesprächsaufzeichnung und deren Administration als Einzellösung. Grundsätzlich geht es darum, unterschiedliche Menschen im Betrieb mit unterschiedlicher Verantwortung mit den Aufgaben auszustatten, die sie je nach ihrem Aufgabenbereich benötigen, und sie zugleich in die Lage zu versetzen, demselben Betrieb mit den selben Zielsetzungen anzugehören.

Typisch sind unterschiedliche Aufgabenbereiche in Unternehmen: Im folgenden Beitrag zeigen wir die Funktionsweise anhand der Firma "Actionhelden AG", die zwei Mitwirkende hat. Wenn sich der erste Nutzer registriert, wird für das betreffende Produkt ein Client im Firmensystem erstellt, der einen oder mehrere (bei der Anmeldung angegebene) Nutzer haben kann.

Er ist dafür verantwortlich, weitere Anwender zu erstellen und den neuen Anwendern innerhalb des Clients die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen. Wichtiger Hinweis: Alle Nutzer innerhalb eines Clients verwenden ein einheitliches Gesprächsguthaben. Er wird dann abgefragt, ob er weitere Nutzer im gleichen Mandant, also für seine gerade angemeldete Gesellschaft, anlegt.

Wenn Sie diese Fragen mit "Ja, gerne" beantworten, werden Sie als Neukunde unmittelbar an die Benutzeradministration im neuen Client weitergeleitet, die dann so aussieht: Dies zeigt Ihnen exakt an, welche Firma (Mandant in unserem System) mit welchem Nutzer Sie gerade verbunden sind. Hinweis: Wenn Sie einen weiteren Kunden für Ihr Haus erstellen, obwohl dieser bereits existiert (z.B. einen Kunden namens "Kanzlei Huber" und einen Kollegen, bevor Sie die "Kanzlei Huber GmbH " im Zuge seiner Anmeldung angelegt haben), ist es nicht möglich, die Kunden später zu fusionieren.

Nachdem Sie die gewohnten Angaben zu einem Anwender eingegeben haben, kann der erzeugende Anwender bestimmen, welche Berechtigungsebene der neue Anwender hat. Den Benutzern können verschiedene Rechte zugewiesen werden, die mit den jeweiligen Funktionen verknüpft sind. Dabei ist der erste Nutzer in einem Client immer ein Administrator-Anwender, denn nur diese hat das Recht, z.B. zusätzliche Nutzer zu erstellen und Guthaben nachzuladen.

Adminbenutzer können die Berechtigungsebene aller Anwender innerhalb eines Clients managen. Die erste Benutzerin muss nicht für immer ein Admin-Benutzer sein, sondern kann auch heruntergestuft werden, wenn es andere Admin-Benutzer gibt. Da es für ein Untenehmen sehr wichtig ist, immer einen Admin-Benutzer zu haben, empfiehlt es sich, nach der ersten Anmeldung und damit dem Anlegen des Clients zumindest einem weiteren Nutzer Admin-Benutzer Rechte zu gewähren, da nur so die Durchgängigkeit sichergestellt werden kann, wenn der erste Nutzer nicht verfügbar ist.

Der" normale" Nutzer mit der Berechtigungsebene "Benutzer" kann Gespräche aufnehmen, Notizen zu seinen Aufnahmen hinzufügen und verändern, nach Aufnahmen recherchieren, seine Aufnahmen downloaden und seine Masterdaten inklusive Kennwort verändern. Adminbenutzer können dann in der Benutzeradministration eindeutig nachvollziehen, wer welche Berechtigungen im Betrieb (oder im Mandanten) hat. Sie können den Zustand aktiviert oder deaktiviert haben (z.B. während der Elternzeit).

Nicht aktiv heißt, dass der Nutzer "deaktiviert" ist und sich nicht einloggen kann. Im Rahmen der Nutzerverwaltung kann der Zustand aller Nutzer eines Betriebes (Mandanten) verwaltet werden.